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| 昆明興達(dá)會(huì)議公司是專業(yè)從事各種類型會(huì)議接待的企業(yè)，多次成功舉辦大型會(huì)議會(huì)展，經(jīng)驗(yàn)豐富；定期對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)，業(yè)務(wù)專業(yè)；以良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德迎接您的到來,您的滿意就是我們的目標(biāo)；舉辦會(huì)議會(huì)展請(qǐng)您把輕松留給自己，瑣事交給我們；我們將想您所想，幫您所需！最優(yōu)惠的活動(dòng)費(fèi)用，最專業(yè)的策劃方案，最嚴(yán)謹(jǐn)?shù)慕哟鞒? 最細(xì)心周到的服務(wù)，我們相信:有您的信任與支持,我們一定會(huì)做得更好！ |
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會(huì)前的策劃和研究工作 |
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| 作者：興達(dá)會(huì)議 文章來源：興達(dá)會(huì)議 點(diǎn)擊數(shù)：5741 更新時(shí)間：2009/9/12 |
最初的策劃和研究階段是會(huì)議成功的基本階段。它是各種活動(dòng)的重要組成部分。在這一階段所出現(xiàn)的任何失誤或輕視，在以后都難于彌補(bǔ)。因而需要慎之又慎，在一開始，就要做到：
你作為策劃者，要有一定的自主權(quán)。你對(duì)預(yù)算的控制程序如何？一個(gè)建議是：從戰(zhàn)略上加以思考，并索要你認(rèn)為可以不要的更多自主權(quán)。一個(gè)會(huì)議組織者必須核實(shí)高層人員（或者更糟，某個(gè)委員會(huì)）的茶憩時(shí)間和對(duì)點(diǎn)心的選擇，并永遠(yuǎn)是一個(gè)精打細(xì)算的人（cary,2000）。
最初的策劃階段，也是必須制定會(huì)議的廣泛目標(biāo)的時(shí)候。會(huì)議的目標(biāo)因活動(dòng)的不同而有所不同。例如，對(duì)于公司銷售的會(huì)議，其主要目標(biāo)可能是展示新產(chǎn)品，引進(jìn)一種新的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，論功行賞、鼓勵(lì)他們達(dá)到更高的目標(biāo)，抑或通知他們重新劃分銷售區(qū)域。美國(guó)玫瑰養(yǎng)植協(xié)會(huì)（眾所周知已經(jīng)不存在！）的年度大會(huì)的主要目標(biāo)，就是交流玫瑰的新品種或展示新型農(nóng)藥的效用，以及習(xí)題地吸引觀眾，謀取利潤(rùn)。Fisher(1998)援引了一次FMCG（快速變動(dòng)的消費(fèi)品）會(huì)議所設(shè)定目標(biāo)的盒子：
＊ 講座未來的戰(zhàn)略；
＊ 促進(jìn)與會(huì)人員相互認(rèn)識(shí)；
＊ 通過該集團(tuán)的大的方向；
＊ 交流可共享的和令人難忘的經(jīng)驗(yàn)
目標(biāo)應(yīng)該簡(jiǎn)明扼要、并可以測(cè)度：例如，對(duì)于只是“發(fā)布一種新的產(chǎn)品X”的銷售會(huì)議，目標(biāo)是很難測(cè)度的，但“針對(duì)全部面對(duì)客戶的人員，交流新產(chǎn)品X的市場(chǎng)定位，目標(biāo)客戶，分工、效益和價(jià)格結(jié)構(gòu)”卻是可以測(cè)度的。然而，重要的不是制定過多的目標(biāo)，因?yàn)槟菢訒?huì)將與會(huì)人員和演講人搞得暈頭轉(zhuǎn)向。
這些廣泛的目標(biāo)應(yīng)該以對(duì)會(huì)議的6個(gè)W的劉華秋，即WHO（參加會(huì)議的人是“誰”）、WHAT（是“什么”類型的會(huì)議）、WHEN（“什么時(shí)候”開會(huì)）、WHERE（“在什么地方”開會(huì)）、WHY（“為什么”開會(huì)）和HOW（“怎樣”處理會(huì)務(wù)工作）。
WHO（參加會(huì)議的人是“誰”）
會(huì)議的策劃必須考慮誰來參加會(huì)議，要邀請(qǐng)多少人來參加，預(yù)期參加會(huì)議有多少人（主要為了做預(yù)算）。是否要邀請(qǐng)與會(huì)代表的陪同人員？可能有特殊的貴賓嗎？包括傳媒的代表嗎？有海外代表參加嗎？如果有，那么是否需要提供翻譯設(shè)施呢？
此外，還要關(guān)照演講人，他們是在大會(huì)上發(fā)言，還是作研討會(huì)或分會(huì)的主持人。從外部邀請(qǐng)演講人嗎？對(duì)他們是否需要會(huì)費(fèi)以及有旅游消費(fèi)？
“誰”中還應(yīng)該包括組織團(tuán)體。它可能只是一個(gè)人，也可能是一個(gè)專門小組，其中還可能為中介代理。如果是一個(gè)團(tuán)體，并不一定其中全部的人都從會(huì)議的初始策劃階段一直參與到會(huì)后的評(píng)價(jià)，但卻要從一開始就考慮他們將要參加的程度、活動(dòng)越復(fù)雜、參與組會(huì)的人越多、則越需要某種嚴(yán)格的路徑分析，從而做到按合理的次序并在合理的時(shí)間框架之內(nèi)，來策劃活動(dòng)的順序。
這時(shí)還要考慮這個(gè)會(huì)議是在公司內(nèi)召開（利用某組織自己的人力資源和設(shè)施），還是在外邊找地方，由專業(yè)會(huì)議組織者（PCO）承辦。PCO可以承辦會(huì)議的全部管理工作。如果決定承包給一家PCO來承辦，一般要準(zhǔn)備一個(gè)“招標(biāo)”文獻(xiàn)，上面要盡可能地提供更多的信息，以便讓受委托的PCO能夠做出舉辦這次活動(dòng)的詳細(xì)的提案。在招標(biāo)文獻(xiàn)中，不僅要給出本章后面“尋找和選擇會(huì)議地點(diǎn)”一節(jié)中所列出的各種信息，還要說明：
＊ 目標(biāo)觀眾和怎樣找到他們；
＊ 可能的最終參加人數(shù)；
＊ 怎樣確認(rèn)演講人（即，是采取邀請(qǐng)還是采取提交論文的方式），演講人的數(shù)量和簡(jiǎn)介（好專家的研究工作概況或這些人目前正在參與的工作項(xiàng)目）；
＊ 打印資料和會(huì)議中所使用的外國(guó)語種的數(shù)量；
＊ 所需要的贊助的水準(zhǔn)和性質(zhì)；
＊ 會(huì)議同時(shí)是還展覽；
＊ 與會(huì)人中的消費(fèi)能力；
＊ 該活動(dòng)的歷史情況；
＊ 邀請(qǐng)了多少家PCO公司提供服務(wù)。
上面的條款主要針對(duì)的是全國(guó)性的或國(guó)際性的協(xié)會(huì)和科學(xué)會(huì)議，不 適用于公司類會(huì)議。
如果決定找一家PCO承辦這次會(huì)議，那么，在選擇PCO時(shí)一定要分外耐心。在許多國(guó)家，仍然存在著這樣的情況，即無須經(jīng)過正式的培訓(xùn)、無須有上崗的資格和從業(yè)經(jīng)驗(yàn)，任何人都可以經(jīng)營(yíng)PCO業(yè)務(wù)（有關(guān)該產(chǎn)業(yè)還不成熟的進(jìn)一步的情況）。如果選擇的是一家沒有經(jīng)驗(yàn)或者工作效率很差的PCO，顯而易見會(huì)給客戶、與會(huì)代表和會(huì)議地點(diǎn)造成不良的影響，從而使他們的聲譽(yù)受損，而他們自己卻沒有過錯(cuò)。建議列出一個(gè)簡(jiǎn)表，只考慮那些是專業(yè)協(xié)會(huì)的會(huì)員 和已經(jīng)為實(shí)踐證明具有承辦能力（和已被其他滿意客戶明確證明了的）的PCO專業(yè)團(tuán)體，例如IAPCO和ABPCO，都能為其會(huì)員提供專業(yè)水平的證明。
WHAT（是“什么”類型的會(huì)議）
擬召開什么類型的會(huì)議？是公司類活動(dòng)還是協(xié)會(huì)類活動(dòng)？是管理靜修會(huì)、培訓(xùn)會(huì)還是獎(jiǎng)勵(lì)會(huì)？是一次向與會(huì)報(bào)告某科學(xué)領(lǐng)域或醫(yī)學(xué)領(lǐng)域新進(jìn)展的會(huì)議嗎？是面向交易商和貿(mào)易傳媒的新聞發(fā)布會(huì) 是其他類型的活動(dòng)？是與會(huì)人員只是被動(dòng)地出耳朵聽，還是有高度的參與性，有可能參加建設(shè)和或戶外活動(dòng)嗎？
會(huì)議準(zhǔn)備向外傳遞哪種信息？組織者對(duì)此可能沒有控制權(quán)，因?yàn)樵撌乱恕∮筛呒?jí)經(jīng)理或某組織的“會(huì)議委員會(huì)”來決定的，但組織者必須對(duì)此有清晰的了解。
WHEN（“什么時(shí)候”開會(huì)）
會(huì)議召開的時(shí)間是另一個(gè)需要考慮的重要問題。會(huì)議策劃和準(zhǔn)備時(shí)間不足的問題常常出現(xiàn)。會(huì)議組織者常常只是得到一個(gè)會(huì)議擬訂召開的日期，并被要求保證準(zhǔn)時(shí)開會(huì)。他們無權(quán)參與決策，即便他們的看法很重要。特別是公司會(huì)議，經(jīng)常 “會(huì)議前期準(zhǔn)備時(shí)間”不足。或許這是要求進(jìn)一步改進(jìn)工作的一種反映，需要將會(huì)議和活動(dòng)的組織者的地位提高到某組織的高層管理人員的水平上。如果活動(dòng)沒有舉辦成功，那么，則是公司被搞得聲名狼藉，而不單單是會(huì)議組織者的聲譽(yù)受損。
如果開會(huì)的日期比較靈活，那么可能會(huì)有助于確保從被選中的會(huì)議地點(diǎn)拿到盡可能好的優(yōu)惠。也就是說，如果選擇的開會(huì)日期有助于會(huì)議地點(diǎn)獲得最大的收益，那么，它就更有可能提供優(yōu)惠。
在開會(huì)時(shí)間上，還應(yīng)該考慮與會(huì)人員的日常工作。與此同時(shí)或在該時(shí)間前后，是否還有其他的活動(dòng)會(huì)影響與會(huì)人員的數(shù)量呢？這個(gè)會(huì)議是在工作繁忙的時(shí)候哐或在假期抑或冬季召開嗎？如果是，那么，這些因素的影響會(huì)怎樣？
WHERE（“在什么地方”開會(huì)）
會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)該在前期就確定下來，無論是從廣義上來說，例如洲、國(guó)家，是某個(gè)地區(qū)，還是更為確切的地點(diǎn)，例如紐約、諾丁漢，或者“距巴黎20英里的半徑之內(nèi)”。在決定理想的開會(huì)地點(diǎn)是時(shí)，要優(yōu)先考慮交通是否便利（除非該活動(dòng)要求標(biāo)新立異）。如果大多數(shù)代表都乘火車，則舉辦地最好在鐵路主干線上的火車站的附近，否則就必須提供完善的地面交通安排。
如果是國(guó)際性的活動(dòng)，與會(huì)人員都乘飛機(jī)，那么選擇一個(gè)距離國(guó)際機(jī)場(chǎng)車程比較適合的會(huì)議地點(diǎn)至關(guān)重要（一般，從機(jī)場(chǎng)出口出發(fā)，駕車時(shí)間不超過1-2個(gè)小時(shí)）。在飛機(jī)上坐了很多小時(shí)，然后還要在國(guó)內(nèi)坐幾個(gè)小時(shí)的汽車才能到達(dá)開會(huì)的地點(diǎn)，對(duì)于聲望顯赫的會(huì)議來說，這可不是一個(gè)成功的開始。
組織該活動(dòng)是否需要一個(gè)特殊的提供住宿的會(huì)議地點(diǎn)呢？是不是有選擇特殊地點(diǎn)的余地？與會(huì)議的主題有否聯(lián)系？
會(huì)議地點(diǎn)可能并不是由組織者來選擇確定的。他們只是被告知會(huì)議應(yīng)在一個(gè)特殊地點(diǎn)來舉辦，或者該會(huì)議是按照一種常規(guī)的順序輪渡在特殊的舉辦地和會(huì)議地點(diǎn)召開的。組織者的作用不過是列出可能的會(huì)議地點(diǎn)的清單，供其他人來做出選擇。
WHY（“為什么”開會(huì)）
Maitland(1996)指出：
理所當(dāng)然，“為什么開會(huì)”是在這個(gè)階段需要提出的最為重要的問題。請(qǐng)不要忽視或低估這個(gè)問題。如果你要做好計(jì)劃，就必須能夠很好地解答這問題。“因?yàn)槲覀兛偸窃诿磕甑倪@個(gè)時(shí)間這樣做”是一個(gè)論據(jù)充分的理由嗎？如果真是由于這個(gè)原因開會(huì)的話，那可要浪費(fèi)掉大量的時(shí)間和財(cái)力了。你舉辦會(huì)議的目的，是因?yàn)闀?huì)議是采用一種友好的和個(gè)性化的方式，向許多人傳遞你的重要信息的最快捷和最容易的方式嗎？這的確是一個(gè)良好的想法。如果會(huì)議確實(shí)有必要，則應(yīng)該慎之又慎。此外，還有更為節(jié)省時(shí)間和節(jié)省花銷的方式能夠達(dá)到相同的目的嗎――例如，如果利用銷售報(bào)告、宣傳冊(cè)或新聞報(bào)道行不行呢？
HOW（“怎樣”處理會(huì)務(wù)工作）
會(huì)議召開的形式和期限也是極為重要的因素，它將影響以前的某些考慮。需要有多個(gè)分會(huì)會(huì)議室以及禮堂，外加展覽區(qū)和接待區(qū)的活動(dòng)，就比只需要一個(gè)能容納75人的禮堂式的會(huì)議室 的活動(dòng)，選擇余地要小得多。會(huì)議期限也會(huì)影響到會(huì)議地點(diǎn)的 選擇、消費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、住宿要求和其他因素。為了擴(kuò)大參加會(huì)議的人數(shù)，使用視頻會(huì)議技術(shù)或衛(wèi)星會(huì)議，或者嘗試一下網(wǎng)絡(luò)廣播的好處，也許效果會(huì)更好些。
“會(huì)務(wù)工作”要充分考慮活動(dòng)的組織方式，以適應(yīng)公司的整體營(yíng)銷或培訓(xùn)計(jì)劃。如果是一個(gè)會(huì)員制的組織，例如專業(yè)協(xié)會(huì)或工會(huì)，那么，這次會(huì)議對(duì)與會(huì)人員的溝通會(huì)起到什么作用呢？能夠方便會(huì)員之間的接觸嗎？有沒有方法對(duì)此做出改進(jìn)呢？
Fisher(1998)提供了許多組織活動(dòng)時(shí)所采用的其他方式，不能一一加以介紹。他介紹了邀請(qǐng)的過程、對(duì)與會(huì)人員的接待、旅游及物流安排、休息和午休的充分利用、過夜住宿的處理、正確地對(duì)等貴賓、會(huì)議的飲食服務(wù)的有效地管理，以及在海外舉辦會(huì)議的組織工作。
會(huì)議組織者還必須對(duì)其活動(dòng)做出風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，并擬訂對(duì)可能出現(xiàn)的緊急事故的處理計(jì)劃。
風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)的結(jié)果必然要求對(duì)會(huì)議采取保險(xiǎn)措施。當(dāng)前，已經(jīng)有許多專門的活動(dòng)保險(xiǎn)提供者，從事全球范圍的保險(xiǎn)工作。
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