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| 昆明興達會議公司是專業從事各種類型會議接待的企業，多次成功舉辦大型會議會展，經驗豐富；定期對員工進行培訓，業務專業；以良好的業務素質和職業道德迎接您的到來,您的滿意就是我們的目標；舉辦會議會展請您把輕松留給自己，瑣事交給我們；我們將想您所想，幫您所需！最優惠的活動費用，最專業的策劃方案，最嚴謹的接待流程, 最細心周到的服務，我們相信:有您的信任與支持,我們一定會做得更好！ |
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會議接待基本流程 |
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| 作者：興達會議 文章來源：本站原創 點擊數：4304 更新時間：2009/9/6 |
承辦權限：昆明興達會議服務有限公司成立于2008年8月，屬于自然人合資
股份有限公司。主要承辦“會議及商品展覽展示活動、企業營銷策劃、企業管理、鮮花禮儀服務、經濟信息咨詢、工藝美術品銷售”服務。
會議涉及：操作一個會議，從策劃到落實每個細節，其過程相當的復雜多變。
“工作量大、涉及面廣”，與（酒店、展館、餐廳、車隊、當地旅行社、廣告、印刷、媒體、禮儀、設備租憑等多家單位進行交涉落實，付款煩瑣、人力資源有限、諸多方面等因數。耗費您大量時間、精力、經費！！！！
價值體現：由于我們的專業，和多家合作單位建立的良好人脈關系，可以在諸多方面進行協助。您只需要提供一個預定標準、計劃，剩下的事情由我們來落實。讓您享受到低價位、高品質的服務。省心、省時、省力、省錢！！！！
酒店：根據會議類型提供多家酒店、展館資料（協議價格）
餐廳：根據要求協調餐廳菜品、口味、宴會等（附菜單）
會場：主會場及分會場的選擇預定，設計、布置會場盆栽
禮品：根據要求制定30元——300元，茶葉、藥材、斑銅工藝等
制作：會議手冊、通訊錄、請柬、胸卡、餐券、噴繪、寫真、DVD等
設備：投影儀、X支架、易拉寶、背景板、展架、充氣模型、舞臺燈光、同聲傳譯、攝影器、錄音器、顯示器、樂器等設備
車隊：按要求提供多種車型租用，VIP接待策劃等
考察：按要求提供、設計多條旅游線路（質量保證）
票據：按要求出據會議公司、旅行社正規稅務發票
票務：會議期間設機票、火車票咨詢點（便于查詢、訂購）
協助：照相、各類翻譯、邀請記者、當地講課老師、禮儀、花藝綠化等服務
服務：會議期間提供專職會議秘書，會議常用設備（傳真機、打印機、點鈔機、筆記本電腦、簽字筆、資料袋、筆記本、會議室橫幅、昆明本地手機一部）
代購：水果、礦泉水、茶歇、酒水等
1、會前須知
請主會單位提前擬訂所須的酒店（星級標準、地理位置），預計大概參會人數、會議召開時間等，便于我公司提前預留房間、會場等前期階段工作
市區酒店：交通、出行、購物、小吃等，比較方便
市郊酒店：設施完善、環境幽雅
請于會議召開前三天給予準確信息，實際用房與預定房浮動控制在10﹪以內為佳。會議報到前一天提供參會代表聯系名單及收費標準
2、會前準備
接站負責人：落實參會代表抵達昆明的航班或車次，告知昆明近期天氣情況。
落實接站牌、安排接站車輛、避免漏接現象發生。
會議秘書：準備會議資料（餐券的制作、筆記本、簽字筆、資料袋、各類會議明細表等資料）；檢查會議常用設備（筆記本電腦、傳真機、打印機、點鈔機、昆明本地手機一部含100元話費）；核對會議室布標、大堂歡迎水牌內容，安排好提前抵達的參會代表；布置老師房間水果、報紙等。恭迎主辦老師，詢問會議需要注意的特殊事項、要求，清點分裝資料、禮品等。
3、接待細節
①第一天安排(會議報到)
接站負責人：查詢航班或車次抵達時間、合理調配車輛，迎接參會代表到酒店
會議秘書：布置簽到臺、按主辦方標準代收會務費——資料費——餐費——住宿費等，發放資料、禮品，安排入住、迎接講課老師（房間水果等）、晚餐的預定及監督質量、制表登記、布置會場、調試設備。晚上核對實際收費情況，按當天收費總額70﹪付給主辦單位。安排酒店前臺統一叫早
票務：會議期間設機票、火車票服務咨詢點（供查詢——訂購）
考察：會議期間設旅游咨詢點，推薦擬訂好的考察線路，根據客人特殊要求制定非常規線路及報價。（解釋客人提出的各種旅游問題、保證主辦單位利益）
備注：收集參會代表對餐飲安排的意見反饋餐廳，進一步調整餐飲口味及菜品
②第二天安排(會議中)
會議秘書：監督早餐質量、上課前30分鐘進入會場、連接設備，監管會場各項次序，（可選擇）集體照像、會間茶歇等各項服務安排。中餐、晚餐的預定及監督質量，做帳單，收集、整理發票反饋表給公司財務開票。
③第三天安排(會議中)
會議秘書：監督早餐質量、上課前30分鐘進入會場、連接設備，監管會場各項次序，會間茶歇等各項服務安排。中餐、晚餐的預定及監督質量， 參會代表以臨時收據換取會議公司正規稅務發票，統計代表返程信息，根據時間送講課老師
④第四天（善后安排、總結）
會議秘書：監督早餐，負責和主辦單位核對帳目、結算,安排留昆代表的續住和用餐,并預留參加考察代表的返住用房.中午11：00分和酒店前臺核對退房情況，參加會后考察的代表上車，開始會后愉快考察。
請主辦單位對于此次的會議接待質量給予評價、建議
⑤第 天(考察結束)
會議秘書：迎接代表,安排入住酒店或根據時間送機.
接站負責人：根據時間安排車輛送返程的代表到機場或火車站；
備注：6人以上獨立成團安排；15人以上配全陪導游代表會務組跟團安排行程當中的一切瑣事。全部代表離昆后給主辦單位反饋綜合調查信息
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